DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN
A.
Elemen –Elemen Desain Pekerjaan
Elemen atau Unsur Desain Jabatan Unsur organisasi
mempunyai kaitan erat dengan desain pekerjaan yang efisien. Untuk mencapai
output maksimum dari pekerjaan-pekerjaan karyawan. (Hannaway,2004:119).
Menurut (Handoko,1987:33) berbagai tantangan desain
pekerjaan bersumber dari permintaanpermintaan organisasional, lingkungan, dan
keperilakuan. Bila tuntutan-tuntutan itu dipertimbangkan dan dipadukan secara
hati-hati dengan desain pekerjaan yang tepat, hasilnya adalah pekerjaan yang
diproduktif dan memuaskan. Tetapi bila berbagai masukan atau keluaran yang
diinginkan diabaikan, maka akan menimbulkan masalah-masalah. Berikut elemen-elemen menurut Handoko :
Ø Elemen-elemen Organisasional (Handoko, 1987:33)
Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan
bersangkutan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara
efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran
maksimal. Bila karyawan bekerja berulangulang, sampai batas tertentu tingkat
keluaran biasanya lebih tinggi. Berikut uraian elemen-elemen organisasional
dalam desain pekerjaan :
§ Pendekatan Mekanistik Berupaya untuk mengidentifikasikan
setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk
meminimumkan waktu dan tenaga para karyawan. Setelah identifikasi tugas selesa,
sejumlah tugas dikelompokkan menjadi suatu pekerjaan. Hasilnya adalah
spesialisasi
§ Aliran Kerja Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat
dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan
urutan dan keseimbangan pekerjaanpekerjaan.
§ Praktek-praktek Kerja Merupakan cara-cara pelaksanaan
kerja yang ditetapkan. Metode-metode ini bisa terbentuk dari tradisi, atau
kesepakatan kolektip para karyawan, atau bagian kontrak (perjanjian) kerja
serikat karyawan manajemen. Hal ini mengurangi fleksibilitas departemen
personalia dalam merancang pekerjaan-pekerjaan.
Ø Elemen-elemen Lingkungan (Handoko, 1987:35)
Seperti dalam hampir semua kegiatan personalia, para
perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal.
Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan-pekerjaan adalah
kemampuan dan tersedianya para karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan
sosial.
§ Kemampuan dan Tersedianya Karyawan Pertimbangan efisiensi
harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya karyawan yang akan
melaksanakan pekerjaan.
§ Berbagai Pengharapan Sosial Desain pekerjaan juga
dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Disamping itu, para karyawan yang
semakin berpendidikan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam kualitas
kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin menyarankan
suatu desain pekerjaan tertentu, pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para
karyawan.
Ø Elemen- elemen Keperilakuan (Handoko, 1987:36)
Ada beberapa elemen keperilakuan yang perlu
dipertimbangkan dalam desain pekerjaan, yaitu :
§ Otonomi Yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa
yang dilakukan. Pekerjaanpekerjaan yang memberikan kepada para karyawan
wewenang untuk mengambil keputusan-keputusan, berarti menambah tanggung jawab,
akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi
akan menyebabkan karyawan menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya.
§ Variasi Kurangnya variasi pekerjaan bisa menyebabkan
kebosanan. Dan selanjutnya, kebosanan menimbulkan kelelahan, dan kelelahan mengakibatkan
kesalahankesalahan.
§ Identitas Tugas Bila pekerjaan-pekerjaan tidak mempunyai
identitas, para karyawan tidak akan atau kurang merasa bertanggung-jawab dan
mungkin kurang bangga dengan hasil-hasilnya. Ini berarti kontribusi mereka
tidak tampak, sehingga kepuasan kerja bisa menurun. o Umpan Balik Bila
pekerjaan-pekerjaan memberikan umpan-balik tentang seberapa baik pelaksanaan
pekerjaan, maka karyawan akan mempunyai pedoman atau motivasi untuk
melaksanakan dengan lebih baik.
B.
Trade – Off Keperilakuan
dan Efesiensi
Pengertian efesiansi yaitu
perbandingan antara keluaran dengan pemasukan , unsur unsur efesiensi
akan membentuk spesialisasi yang tinggi , mengurangi perbedaan atau variasi,
meminimumkan otonomi dan unsur-unsur kontradiktif lainnya
1. Produktifitas
Vs Spesialisasi
Tambahan
spesialisasi akan menaikan output sampai pada titik tertentu, apabila ada
kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan , karena adanya
kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus . output dapat di
tingkatkan dengan mengarungi spesialisasi pekerjaan.
Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan
spesialisasi dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja
akan menurun pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu
lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu melakukannya ,kepuasan
kerja akan menurun karena kurangnya otonomi , variasi dan identitas tugas.
3. Proses
Belajar Vs Spesialisasi
Pekerjaan yang sangat terspesialisai lebih mudah di
pelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi . proses
belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai
standar.pekerjaan yang tidak terspesoialisasi memerlukan waktu lama untuk di
pelajari . perputaran karyawan versus spesialisasi pekerjaan dapat dengan
mudah dan cepat di pelajari tapi biasanya kepuasan yang di peroleh lebih rendah
, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga kerja tinggi
(turn over manpower)
4.
Perputaran Karyawan Vs Spesialisasi
Walaupun pekerjaan yang terspesialisasi mudah
dipelajari, peringkat terbawah kepuasan biasanya diasosiasikan oleh mereka
dapat dipimpin sampai tingkat turnover tertinggi.
C.
Pengertian Analisis Pekerjaan
Menurut Malayu (2005:28) analisis
pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus
dikerjakan, bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjaan. Sedangkan
Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakan suatu proses untuk menentukan
isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskan orang lain untuk tujuan
manajemen. Gomes (2003:91) analisis jabatan adalah proses pengumpulan informasi
mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yang dilaksanakan
dengan mengamati atau mengadakan interview dalam pekerjaan dengan bukti-bukti
yang benar dari supervisor.
Analisis pekerjaan gunanya adalah
untuk mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasi informasi pekerjaan secara
menyeluruh. Mengenai perancangan, pemahaman, dan persyaratan. Informasi
pekerjaan yang diperoleh data analisis pekerjaan memainkan peranan dalam bagian
sumber daya manusia, karena mensuplai data minimun untuk pelaksanaan kegiatan
sumber daya manusia.
D.
Tujuan Analisis Pekerjaan
Hasil
dari analisis jabatan adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
selain itu analisis jabatan memiliki tujuan yang penting dalam perusahaan
antara lain:
- Untuk
menganalisa dalam merekrut karywan dan seleksi
- Untuk
mengevaluasi kerja seperti menetapkan kompensasi yang adil
- Untuk
menganalisa dalam desain pekerjaan
- Untuk
menganalisa pekerjaan dalam kompensasi dan manfaat
- Untuk
meninjau pentingnya analsis jabatan dalam hal penilaian kinerja
- Untuk
penilaian kebutuhan pelatihan dan pengembangan
- Untuk
meningkatkan produktivitas
- Untuk
mematuhi hukum perburuhan
E.
Langkah – Langkah Utama dalam Analisis
Jabatan
Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang
harus dilakukan, yaitu :
1. Penentuan tugas-tugas utama,
kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan
dalam pekerjaan.
2. Penetapan pengetahuan
(knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities), kecakapan-kecakapan (skills), dan
beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan
atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan) yang
dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.
F.
Jenis Analisis Pekerjaan
1. Analisis Pekerjaan
Tradisional (Traditional Job Analysis)
Model tradisional ini
hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang
merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab,
harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban
umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan,
kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2. Analisis Pekerjaan yang
beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs
Description atau RODs)
Analisis pekerjaan yang
berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di
dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.
G.
Sifat dari Analisis
Jabatan
Sifat dari analisis jabatan merupakan prosedur untuk
menetapkan tugas & tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam
apa yang akan dipekerjakan untuk itu. Melalui analisis jabatan diperoleh
informasi :
i.
aktivitas kerja : Perilaku manusia, mesin alat
perlengkapan bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan
& tuntutan manusiawi.
ii.
Kegunaan dari Informasi analisis jabatan :
Perekrutan & Seleksi, Kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan
memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua tugas
Langkah - langkah dalam analisis jabatan yaitu :
i. Identifikasi pemakaian
atas informasi
ii. Meninjau informasi latar
belakang
iii. Pilih posisi untuk
dianalisis
iv. Analisa
v. Klarifikasi informasi
dengan pemegang jabatan
vi. Dikembangkan
H.
Metode Mengumpulkan Informasi Analisis Jabatan
1. Persiapan awal
Ada dua hal yang harus dipersiapkan dalam hal
ini, yaitu identifikasi pekerjaaan dan penyusunan daftar pertanyaan. Proses
identifikasi pekerjaan tergantung besar kecilnya perusahaan. Dalam perusahaan
kecil proses indentifikasinya lebih sederhana dibandingkan dengan perusahaan yang
besar, sebab dalam perusahaan besar identifikasi pekerjaan dapat disusun atas
dasar bagan organisasi, catatan-catatan pembayaran upah, penyelia dan lain
sebagainya. Tahap selanjutnya adalah pemutusan tentang informasi yang diperoleh
agar memberikan hasil yang berguna, untuk itu perlu disusun daftar pertanyaan
yang isinya mencakup status dan identifikasi pekerjaan, fungsi, tugas, tanggung
jawab, karakteristik dan kondisi pekerjaan serta standar prestasi kerja
lainnya.
2. Pengumpulan Data
Sebagai tindak lanjut dari analisis pekerjaan.
Ada lima teknik cara pengumpulan data, yaitu :
§
Observant
Yaitu pengamatan langsung terhadap subyek yang akan
diamati (karyawan) selama melaksanakan tugas. Kelemahan yang didapat yaitu
memakan biaya banyak, lambat dan kurang akurat. Adapun kebaikannya yaitu
memungkinkan analis mendapatkan informasi tangan pertama, memungkink ananalisis
untuk mengenal kondisi kerja, ketrampilan dan peralatan yang akan digunakan.
§
Wawancara
Dengan mewancarai karyawan baik yang menempati posisi
karyawan maupun atasan langsung, sehingga dapat memeriksa kebenaran tanggapan
yang diterima. Hal ini digunakan untuk mencari ketepatan informasi.
§
Kuesioner
Pendekatan ini memungkinkan banyak pekerjaan dapat di
pelajari secara bérsamaan dan dengan biaya murah.
§
Logs
Orang yang menduduki posisi diminta untuk memberikan
informasi. Logs ini terdiri dari catatan yang di simpan karyawan pelaksana.
Logs ini hampir sama dengan kuesioner. Kelemahan dari logs yaitu tidak
menunjukkan data-data penting seperti kondisi kerja, peralatan yang digunakan,
lingkungan dan sebagainya.
§
Kombinasi
Gabungan dari seluruh metode di atas untuk memperoleh
data yang Qualified dan dapat dipercaya kebenarannya.
3. Penyempurnaan Data
Dari data yang diperoleh lalu dipisah
–pisahkan untuk memperoleh data yang relevan, yang untuk selanjutnya siap
digunakan dalam berbagai bentuk seperti diskripsi pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan dan standar-standar pekerjaan.
Diskripsi Pekerjaan (Job Description) yaitu
pernyataan tertulis tentang fungsi, tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi
kerja dan aspek - aspek pekerjaan lainnya. Dalam suatu diskripsi pekerjaan,
bagian identitas jab atan bisa mencakup kode pekerjaan, bagian departemen,
tanggal penyusunan dan kelas pekerjaan, setelah itu dilanjutkan kebagian
peringkasan pekerjaan atau fungsi. Bagian ini menunjukkan apa pekerjaan yang
dilakukan, bagaimana dan mengapa hal itu dikerjakan, yang selanjutnya
dijabarkan dalam tugas-tugas pekerjaan". Dalam diskripsi jabatan juga
harus diperinci tentang wewenang dan tanggung jawab pekerjaan secara terpisah,
siap yang menjadi atasan dan siapa bawahannya serta lingkungan phisik
pekerjaan.
§
Spesifikasi
Pekerjaan (Job Spesification). Menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu
dan faktor —faktor manusia yang disyaratkan, antara lain pendidikan,
ketrampilan, latihan, pengalaman, serta persyaratan fisik. Spefikasi pekerjaan
adalah pembagian kerja berdasarkan keahlian dan spesialisasi keahlian yang
dimiliki oleh pekerja dalam suatu organisasi tertentu. Dalam pengerjaan suatu
produk misalnya pengerjaan mobil di pabrik Toyota terdapat berbagai divisi
seperti divisi perakitan, pengecatan, pemotongan dan sebagainya. Pembagian
kerja dalam produksi mobil oleh pabrik Toyota tersebut tentunya demi mempermudah
proses pengerjaan produk tersebut. Jadi adanya spesifikasi bertujuan untuk
memudahkan pekerjaan dalam suatu organisasi yang sesuai dengan keahlian sumber
daya manusia yang dimiliki organisasi tersebut.
§
Standar
Prestasi Kerja (Job Performance Standards) Dasar untuk meniliai prestasi kerja
karyawan, ini memberikan dua manfaat :
i. Target pelaksanaan kerja
ii. Kriteria keberhasilan kerja.
I.
Klasifikasi Pekerjaan (Job Classification)
Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk
sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor,
diantaranya adalah :
Ø Masukan informasi,
dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu
pekerjaan.
Ø Proses mental,
pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan
aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.
Ø Output pekerjaan,
aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh
para pekerja?
Ø Relasi dengan orang,
relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan
pekerjaan?
Ø Konteks pekerjaan, dalam
kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?
Ø Metode kerja, metode
atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?
Ø Ciri-ciri pekerja,
ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan
pekerjaan?
J.
Politik Reklasifikasi (The Politics
of Reclassification)
Daya tangkap politik mempengaruhi
fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan
ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu:
Ø Reklasifikasi
yang menyebabkan perubahan dalam gaji
Ø Reklasifikasi
yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah
diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan
atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)
DAFTAR PUSTAKA
Komentar
Posting Komentar